No hay peores historias de terror para un empresario que las que suelen verse en todas partes del mundo después de los cierres fiscales anuales. Clausuras, multas, pérdidas y todo tipo de pesadillas administrativas son tendencia en negocios donde simplemente hacía falta un poco de asesoría, por eso hoy nos encantaría compartir algunos consejos para llevar una mejor contabilidad de tu PyME.
El tema de impuestos es uno de los dolores de cabeza de muchas PyME’s, pero a la vez es uno de los más importantes tanto para evitar sanciones como para conocer el estado financiero de la compañía. Incluso una buena práctica fiscal se puede traducir en ahorros, pues te permite analizar qué elementos están consumiendo más recursos y con dicha información recalcular que es lo más conveniente para los siguientes ciclos fiscales. Sigue leyendo para encontrar soluciones efectivas y de bajo costo que mantendrán a tu empresa alejada de problemas.
Deja tu contabilidad en manos de los expertos
Al momento de comenzar un negocio se suele ignorar el departamento administrativo, quizás siguiendo el mito de que es algo costoso con respecto a los beneficios que representa. ¡Es una trampa! Nunca creas que dicha inversión será un desperdicio: siempre es mejor dejar la contabilidad en manos de especialistas. Existen varias opciones que se adaptan a las necesidades de la empresa:
#1 Despachos externos para empresas pequeñas donde se pueden llevar con cierta periodicidad las facturas y la documentación.
#2 Subcontratar a una persona para que haga estas tareas cuando sea necesario.
#3 Tener un profesional contratado dedicado al departamento contable, la opción más cómoda y conveniente a la que toda PyME debe apuntar.
No hay necesidad de que sea un erudito en el tema, pero sí que conozca las necesidades de una empresa, por lo menos en sus aspectos cotidianos. En caso de alguna duda siempre se puede buscar asesoría externa para los temas más complejos, por ejemplo, las cámaras de comercio y los organismos gubernamentales suelen contar con oficinas para asesorías a sus contribuyentes. Ten en cuenta que la legislación y normativas cambian constantemente, por eso es importante asegurarte de que independientemente de la opción que elijas tus contadores estén al día con todos los ajustes que se hagan.
La tecnología es tu mejor aliada
Los días de llevar la contabilidad con lápiz y papel han quedado atrás, y como todo en estos tiempos modernos los procesos repetitivos siempre es mejor llevarlos de forma automática. La primera característica a tomar en cuenta a la hora de decantarnos por algún programa es la interfaz y el manejo, recuerda que el software es solo una herramienta para el equipo contable, no la base del departamento, por lo que si su uso es difícil y tedioso más bien estamos creando un problema.
Por otro lado, es de vital importancia tener en cuenta el ajuste a la normativa local que tenga la aplicación, a pesar de que todos deben ajustarse a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), cada localidad puede tener su particularidad. Si el programa a escoger no se adapta a ellas, no será muy útil para nuestra empresa. Adicionalmente, se agradece que el programa tenga integración con otras áreas de la empresa como compras, inventario, etc. Opciones hay muchísimas, desde las más básicas y gratuitas, pasando por el clásico Microsoft Office, hasta la más especializada en la normativa nacional/regional.
Planificando la contabilidad en PyME’s
Puede sonar muy trillado, pero definitivamente el tiempo es dinero. Dejar para última hora el cálculo de los impuestos siempre significa ignorar desgravámenes, y si hay algo frustrante es descubrir una rebaja fiscal demasiado tarde.
Por otra parte, una indisciplina fiscal significa de plano que no existan rebajas algunas. No se trata de irse por vías ilegales ni de pagar menos impuestos, se trata de conocer cómo podemos actuar para aprovechar los beneficios fiscales que ofrece la ley y de ser competitivos sin estar agobiados por hacienda.
No dejes nada por fuera
El primer paso para una estrategia efectiva es conocer el estado de la empresa. Revisa los viejos libros, asimismo actualiza y centraliza todos los datos que tengas que pueden estar en diferentes sitios como viejas carpetas y/o hojas de Excel en computadoras locales. Las conclusiones de estos datos te permitirán establecer la mejor estrategia en beneficio de la empresa.
Descubre tus ventajas
Investiga también los incentivos que ofrece el marco legal: descuentos por pago temprano, por volumen, por donaciones, entre otros. Ten en cuenta que todo esto será en vano si no mantienes una estricta disciplina fiscal. Contabiliza rígidamente tus gastos y no incluyas los ingresos hasta que estén materializados.
Evita estos errores comunes
Hay una serie de errores muy comunes que debes evitar a toda costa, como no eliminar activos que no van a llegar como cuentas pendientes con clientes morosos o inmuebles adquiridos que se han depreciado. Uno de los errores más recurrentes también es la inadecuada valoración del inventario, por eso es necesario incluir los productos inconclusos o pendientes por entregar. Por último, recuerda que los gobiernos pierden si cierran tu empresa, así que te conviene trabajar junto a ellos para tener las mejores condiciones posibles.
Esperamos que nuestros consejos para llevar la contabilidad de tu PyME sean de gran utilidad y logres hacer de esta una prioridad menos tediosa en tu empresa. ¿Cuál ha sido tu experiencia al respecto? Nos encantaría leer tus comentarios.